In diesem Fall ist das Auto zwangsläufig ein Bestandteil des Betriebsvermögens und damit steuerlich ausschließlich als Firmenwagen zu betrachten.
15.07.2023 12:07
Firmenwagen Privatnutzung: Regelungen und Tipps für die private Nutzung von Dienstfahrzeugen
Viele Arbeitgeber möchten Mitarbeitern mit der Firmenwagen-Privatnutzung einen attraktiven Anreiz geben. Denn beide Seiten profitieren von dieser Regelung: Das Unternehmen kostet es weniger als eine Gehaltserhöhung, der Mitarbeiter erhält hingegen einen höheren Gegenwert. Es gibt aber wichtige Regelungen und Gesetze zu beachten, die sich vor allem auf die persönliche Besteuerung auswirken können.
Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, welche Vorteile ein Firmenwagen für die Privatnutzung hat und welche Einschränkungen Sie als Arbeitnehmer vorab klären müssen. Dadurch umgehen Sie im Handumdrehen alle möglichen Fallstricke bei diesem wichtigen Thema.
Ab wann gilt ein Auto steuerlich als Firmenwagen?
Das deutsche Steuerrecht unterscheidet drei Stufen bei der Erfassung, ob es sich um ein Dienstfahrzeug handelt oder nicht. Wer Kauf- oder Leasingpartner ist, spielt dabei zunächst keine Rolle, es geht aus steuerlicher Sicht nämlich vor allem um die Nutzung.
Folgende Merkmale sind entscheidend:
Mehr als 50 % betriebliche Nutzung
Geschäftliche Nutzung
zwischen 10 und 50 %
Sie haben die Wahl, ob das Fahrzeug zum Privat- oder Betriebsvermögen gehören soll. Das kann zu steuerlichen Vor- und Nachteilen führen.
Geschäftliche Nutzung unter
10 %
Das Fahrzeug gehört grundsätzlich zum Privatvermögen. Es handelt sich also nach gültigem Steuerrecht definitionsgemäß nicht um einen Firmenwagen.
Ein beliebtes Missverständnis ist beispielsweise, dass der Weg zur Arbeit als betriebliche Nutzung angesehen wird. Doch der Arbeitsweg gilt als Privatzeit, somit steigt der Anteil der Privatnutzung. Alle Regelungen können unglaublich kompliziert sein – im Zweifelsfall sollte immer ein Steuerberater hinzugezogen werden.
Firmenwagen-Privatnutzung: Was ist erlaubt?
Ebenso kann es gravierende Unterschiede geben, welche Art der Nutzung überhaupt erst durch den Arbeitgeber erlaubt ist. Für gewöhnlich informiert ein Unternehmen seine Mitarbeiter dazu ausführlich, damit es keine Missverständnisse gibt.
Zu den wichtigsten Aspekten gehören unter anderem der Arbeitsweg, Urlaubsreisen und der Verleih an Familienmitglieder. Oft sind diese Inhalte sehr konkret im Arbeitsvertrag oder in einer Dienstwagenregelung des Unternehmens geregelt.
Sind alltägliche Fahrten mit dem Dienstwagen erlaubt?
Prinzipiell erlaubt eine Firmenwagen-Privatnutzung etwa den Weg zur Arbeit und diese Art der Nutzung gehört auch zu den häufigsten Anwendungsfällen im Alltag. Viele Arbeitnehmer erhalten dadurch eine attraktive Alternative zum eigenen Fahrzeug oder den öffentlichen Verkehrsmitteln. Normalerweise fällt darunter auch die Regelung, um Einkäufe im Supermarkt zu tätigen oder sonstige Besorgungen zu machen.
Genau hierfür ist der Dienstwagen mit privater Nutzung in solchen Fällen schließlich ausgelegt. Aber Vorsicht: Wie bereits angesprochen, fällt selbst der Arbeitsweg unter den Anteil zur privaten Nutzung. Angestellte können dann oft auf einen eigenen Wagen verzichten und langfristig hohe Kosten sparen.
Privatnutzung für Firmenwagen: Urlaubsreisen
Sogar eine Nutzung für den Urlaub ist möglich, sofern der Arbeitgeber das erlaubt. Hierbei sei jedoch erwähnt, dass es aus rechtlichen und versicherungstechnischen Gründen meistens auf Reisen innerhalb Deutschlands beschränkt ist. Wer jemals einen Unfall im Ausland hatte, kennt die teilweise hohen Hürden, die damit einhergehen können.
Am besten ist es, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer genaue Bedingungen hierfür vorab vertraglich festhalten. Dann gibt es ganz sicher keine unschönen Missverständnisse, auf welche Regionen sich die private Nutzung des Dienstwagens beschränkt.
Darf man den Firmenwagen für Privatnutzung verleihen?
Die Mitnahme von Beifahrern ist ebenso gestattet, aber nicht, wenn es sich um Anhalter handelt. Zudem kann der Arbeitgeber die kurzfristige Verleihung an Mitglieder im Haushalt des Arbeitnehmers erlauben, die somit den Dienstwagen ebenfalls fahren dürfen. Oft ist hierfür der Personenkreis in der Dienstwagenordnung spezifiziert.
Natürlich dürfen nur volljährige Haushaltsmitglieder mit gültiger Fahrerlaubnis den Dienstwagen fahren, ob Partner oder Kinder. In diesem Fall ist auch die Schadenshaftung entsprechend geklärt, während eine nicht erlaubte Überlassung mit erheblichen Risiken für den Arbeitnehmer einhergeht.
Möglichkeiten zur Versteuerung der privaten Nutzung
Die private Nutzung eines Firmenwagens stellt einen geldwerten Vorteil dar, der dementsprechend vom Arbeitnehmer versteuert werden muss. Hierfür stellt der Gesetzgeber zwei Möglichkeiten bei der Firmenwagen-Privatnutzung bereit, die beide ihre ganz eigenen Vor- und Nachteile haben.
Zu Beginn eines jeden Jahres kann ein Arbeitnehmer wählen, welche der beiden Methoden er zur Versteuerung heranzieht. Auf den geldwerten Vorteil sind anschließend Lohnsteuer und Sozialabgaben sowie ggf. Kirchensteuer abzuführen – die Steuerbelastung steigt.
1. Fahrtenbuch
Arbeitnehmer können sich für eine Versteuerung mithilfe eines Fahrtenbuchs entscheiden. Bei dieser Variante erfasst der Mitarbeiter jede Nutzung des Fahrzeugs, ob privat oder dienstlich. Das umfasst Informationen zum genauen Datum, Kilometerstand, Fahrtziel sowie beispielsweise aufgesuchte Geschäftskontakte. Für private Fahrten wie den Arbeitsweg reicht es, nur die Kilometer zu notieren.
Alle tatsächlich entstandenen Kosten sind durch Quittungen zu belegen, anschließend erfolgt die anteilige Berechnung zwischen privatem und betrieblichem Anteil. Da diese Methode mit sehr viel Aufwand einhergeht, lohnt sie sich meistens nur für bestimmte Berufsgruppen.
2. Ein-Prozent-Regelung
Die Ein-Prozent-Regelung verzichtet hingegen auf eine umfassende Dokumentation aller Fahrten und orientiert sich vor allem am Bruttolistenpreis des überlassenen Firmenwagens. Hierbei wird jeden Monat ein Prozent des Listenpreises als geldwerter Vorteil angesetzt, hinzu kommt der alltägliche Arbeitsweg als 3 % Pauschale pro Kilometer (Listenpreis * 0,03 % * Kilometer * 12 Monate).
Diese Methode der Besteuerung ist vergleichsweise einfach und oft die erste Wahl für die Firmenwagen-Privatnutzung. In einigen Fällen kostet sie den Arbeitnehmer jedoch mehr als das Führen eines Fahrtenbuchs. Aufgrund der vielen Faktoren ist eine individuelle Betrachtung je nach Fall unabdingbar.
Wann lohnt sich ein Firmenwagen mit Privatnutzung?
Ein Firmenwagen kann sich für die meisten Arbeitnehmer lohnen, sofern sie auf ein Auto angewiesen sind. Im Idealfall ist es jeden Tag im Einsatz, sowohl zur gewerblichen als auch zur privaten Nutzung. Trotz des geldwerten Vorteils, der zusätzlich versteuert werden muss, kann es einen erheblichen Vorteil für den Arbeitnehmer bedeuten. Denn im Gegenzug kann man oft auf die Anschaffung eines eigenen Autos verzichten.
Das Führen eines Fahrtenbuchs geht dabei mit einem hohen Verwaltungsaufwand einher, der sich nur in seltenen Fällen lohnt (unter Berücksichtigung der zusätzlich anfallenden Zeit zur Dokumentation). In den meisten Fällen ist die Ein-Prozent-Methode vorteilhaft und kann die Vorzüge einer Firmenwagen-Privatnutzung besser zur Geltung bringen.
Am Ende ist die persönliche Situation entscheidend: Wer beispielsweise bereits einen Privatwagen hat oder ein Auto im privaten Alltag nicht benötigt, kann auch eher auf die Vorteile eines Dienstwagens verzichten.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer erhält einen Firmenwagen mit Listenpreis von 30.000 Euro zur Dienst- und Privatnutzung überlassen. Sein täglicher Arbeitsweg beträgt 10 km, sein Bruttomonatsgehalt 5.000 Euro. Der geldwerte Vorteil erreicht 390 Euro pro Monat. Je nach Steuerklasse müsste er im Normalfall auf 150 bis 200 Euro des Nettogehalts verzichten (siehe Firmenwagenrechner).
Ein gleichwertiges Auto selbst zu leasen, würde das Zigfache davon kosten. Je nach Zinssatz und Leasingdauer sind das bereits 300 bis 500 Euro. Hinzu kommen noch Versicherung, Wartung und Spritkosten. Das alles müsste der Arbeitnehmer vom bereits versteuerten Nettogehalt bezahlen, die Mehrbelastung gegenüber einem Firmenwagen ist erheblich.
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Dienstwagen bieten Arbeitnehmern einen attraktiven Anreiz in Zeiten des Fachkräftemangels. Trotz der steuerlichen Mehrbelastung ist die Firmenwagen-Privatnutzung in der Regel weitaus günstiger als beispielsweise ein Auto selbst zu leasen. Viele Arbeitgeber gewähren dabei eine fast uneingeschränkte Nutzung für private Fahrten, die sogar Urlaubsreisen innerhalb Deutschlands und kurzfristiges Verleihen erlaubt.
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